Hur ärendehanteringssystem kan hjälpa till att följa GDPR

Att följa GDPR innebär att företag måste hantera personuppgifter på ett sätt som garanterar individens rättigheter och säkerhet. Ett ärendehanteringssystem hjälper företag att följa GDPR genom att centralisera, automatisera och spåra förfrågningar om personuppgifter. Detta innebär att företag kan hantera allt från rätt till insyn och rätt till radering till dataintrångsrapportering på ett strukturerat och säkert sätt. Genom att implementera ett sådant system säkerställer du att GDPR-kraven efterlevs utan att det blir en administrativ börda.

1. Automatisering av GDPR-förfrågningar

Ett av de främsta sätten som ett ärendehanteringssystem hjälper till att följa GDPR är genom att automatisera hanteringen av GDPR-relaterade förfrågningar. När en individ begär tillgång till sina personuppgifter, rättelse eller radering av felaktiga data, kan systemet automatisera flödet. Detta inkluderar att:

• Registrera förfrågningar: Systemet loggar automatiskt alla förfrågningar, så att ingen missas.
• Skicka bekräftelser: När en förfrågan tas emot skickas automatiskt en bekräftelse till den registrerade personen, vilket är ett krav enligt GDPR.
• Övervaka tidsfrister: GDPR ställer krav på att företag besvarar förfrågningar inom en viss tidsram. Systemet skickar påminnelser och säkerställer att tidsfristerna hålls.

Med ett sådant system slipper företaget risken för mänskliga fel, vilket minskar risken för att förfrågningar hanteras för sent eller glöms bort.

2. Säker och spårbar hantering av personuppgifter

Ett annat viktigt sätt på vilket ett ärendehanteringssystem hjälper till att följa GDPR är genom säker och spårbar hantering av personuppgifter. GDPR kräver att företag kan redovisa hur de behandlar personuppgifter och varför. Med ett system från SummeraSupport kan all aktivitet kring en specifik förfrågan dokumenteras och granskas i efterhand, vilket underlättar för både interna granskningar och vid en eventuell extern inspektion.

Följande funktioner säkerställer att företag kan efterleva kraven på transparens och ansvar:

• Spårning av alla aktiviteter: Varje steg i hanteringen av en förfrågan, från mottagande till slutgiltig lösning, loggas och kan granskas.
• Rapporter och analyser: Systemet genererar rapporter som visar hur många förfrågningar som hanterats, vilken typ de är, och om tidsfristerna hållits. Detta är särskilt användbart för att visa compliance inför tillsynsmyndigheter.
• Åtkomstkontroll: Endast behöriga medarbetare får tillgång till känslig information, och systemet loggar vem som gjort vad. Detta är viktigt för att följa GDPR
  krav på säker hantering.

3. Skydd mot dataintrång

Dataintrång är en av de största riskerna företag står inför när de hanterar personuppgifter. GDPR ställer specifika krav på hur företag ska reagera vid ett dataintrång, bland annat att anmäla händelsen inom 72 timmar till tillsynsmyndigheten. Ett ärendehanteringssystem hjälper till genom att:

• Automatiskt spåra och logga incidenter: Vid ett dataintrång kan systemet snabbt logga alla relevanta data och säkerställa att rätt information skickas till rätt myndigheter.
• Effektiv rapportering: Genom att ha alla ärenden centraliserade i ett system kan du effektivt skapa en rapport över vad som hänt och vilka åtgärder som tagits.
• Snabb respons: Genom att automatisera processerna kring dataintrång och incidentrapportering säkerställer du att företaget reagerar snabbt och enligt reglerna.

4. Effektivisering av interna processer

Utöver att uppfylla lagkraven gör ett ärendehanteringssystem arbetet med GDPR enklare för ditt företag. Med ett sådant system kan företag effektivisera sina interna processer och minska den administrativa bördan. Här är några sätt som ett ärendehanteringssystem kan effektivisera arbetet:

• En central plattform: Genom att samla alla GDPR-relaterade ärenden på en plats minskar risken för att viktig information tappas bort eller glöms.
• Standardiserade arbetsflöden: Med fördefinierade flöden för hantering av olika typer av förfrågningar behöver medarbetare inte längre skapa nya processer från grunden varje gång ett ärende uppstår.
• Minskad manuell administration: Istället för att manuellt leta upp och sammanställa information kan systemet automatisera uppgifterna, vilket sparar tid och resurser.

5. Proaktiv dataskyddshantering

Ett bra ärendehanteringssystem gör det möjligt att arbeta proaktivt med dataskydd och säkerställa att du ligger steget före potentiella problem. Detta innefattar:

• Riskbedömningar: Genom att analysera tidigare ärenden kan du identifiera var i processen risken för fel eller dataintrång är som störst och vidta åtgärder för att stärka säkerheten.
• Förbättrad datakvalitet: Genom att ha ett strukturerat system på plats kan företaget säkerställa att alla personuppgifter är korrekta och uppdaterade, vilket minskar risken för felaktig behandling av data.

Sammanfattning

Ett ärendehanteringssystem är ett ovärderligt verktyg för företag som vill följa GDPR och hantera personuppgifter på ett säkert och effektivt sätt. Genom automatisering, spårning, och en centraliserad hantering av förfrågningar kan du minimera riskerna för böter och samtidigt stärka ditt företags förmåga att skydda individers data. Att följa GDPR blir inte bara enklare – det blir en strategisk fördel som stärker företagets rykte och säkerhet.

Vill du veta mer om hur ett ärendehanteringssystem kan hjälpa ditt företag att följa GDPR? Kontakta oss på SummeraSupport för att få expertråd och den bästa lösningen för ditt företag.era i ett sådant system kan företag effektivisera sin verksamhet och erbjuda en högre service.Vill du veta mer om hur vi på Summera Support kan hjälpa ditt företag att effektivt hantera ärenden och säkerställa att ni följer era SLA-avtal? Tveka inte att kontakta oss för mer information.