Ärendehantering - Inloggning

Säker inloggning

Summera Support är webbaserat och du kommer åt systemet var du än befinner dig i världen om du har Internetuppkoppling. Logga in säkert med SSL-kryptering.

Mobil ärendehantering

Mobil ärendehantering

Hantera ärenden mobilt, fungerar i alla moderna smarta telefoner som t.ex. iPhone, Android och Windows Phone. Varje användare får en unik länk som skapas i systemet.

Ärendehanteringssystem - Ärendelista

Ärendelistan

Du möts av ärendelistan efter inloggning. Enkelt att hitta rätt ärende med filtrering, sök samt sortering från ärendelistan. Ni väljer själv vilka kolumner som skall visas.

Bekräftelse om skapat ärende

E-postbekräftelse

Slutanvändaren/kunden kan få e-postbekräftelse på att ärendet är skapat, även möjligt att inkludera länk till ärendet där kunden kan följa samt komplettera uppgifter.

Extern vy av ärende

Extern vy av ärende

Extern vy för unikt ärende som kunden/slutanvändaren kan ges tillgång till. Från denna sida kan kunden bl.a. följa sitt ärende, skriva uppföljning och ladda upp filer.

Ärendehanteringssystem - ärendeuppgifter

Ärendeuppgifter

Generell ärendeinformation visas i den första fliken i ärendet. Här finns bl.a. kontaktuppgifter och all övrig info. Här kan man också byta hanteras av, status, klass m.m.

Uppföljning av ärende

Uppföljning

Kommunicera med kunden/slutanvändaren och få återkoppling i ärenden. Även intern kommunikation i ett ärende.

Ärendehantering - Checklista, Att-göra-lista

Checklistor

Skapa checklistor/att-göra-listor till varje ärende. Ställ in om punkter ska visas och kunna checkas av enbart internt eller om kunden själv kan se och checka av punkten.

Ärendehanteringssystem - ärendelogg

Ärendelogg

Enskild logg för varje ärende där alla händelser i ärendet finns med. Det finns även en övergripande systemlogg där inloggningar m.m. loggas.

Administration av Summera Support

Administration

Startsida för administrationsgränssnittet i Summera Support. Från denna vy når du alla administrativa funktioner.

Ärendehanteringssystem - makron

Automatiska händelser

Makron kan bl.a. skicka mail, skicka SMS, ändra ärendeuppgifter, skriva uppföljning, anropa URL:er, lägga till checklistor samt skapa dokument.

Ärendehanteringssystem - makron

Excel

Som standard kan man exportera ärendelistan direkt till Excel där man till exempel kan visa i lämpliga grafer eller som grundmall i en pivot.

Ärendehanteringssystem - makron

Extern part

Via funktionen Extern part kan ni involvera t.ex. en leverantör i ett uppdrag/ärende där redan ni och kunden kommunicerar.

Webbaserat

100% webbaserat

Kom åt er ärendehantering var du än befinner dig i världen.

Ärendelista

Dynamisk ärendelista

Anpassa ärendelistan efter ert behov med dem fälten som är viktigast för er.

Uppföljning

2-vägskommunikation

Skriv uppföljningar i ärenden till era kunder och låt kunderna svara direkt in i ärendet!

Kontaktregister

Kontaktregister

Använd kontaktregistret när en kund ringer in ett ärende så sparar ni tid.

Statistikmodul

Statistikmodul

Många standardrapporter men även möjlighet att skapa egna rapporter.

E-postaviseringar

E-postaviseringar

Systemet kan skicka e-postaviseringar både till kunder och till handläggare.

SMS-aviseringar

Skicka SMS-aviseringar till tekniker på fältet eller till kunder.

Bifoga filer

Bifoga filer

Varje ärende kan ha flera bifogade filer och kan laddas upp av er eller kunden

Kartposition

Kartposition

Med vår smarta funktion kan ni se ärenden på en karta, automatiskt hämtning av GPS-koordinater.

Åtgärdsdatum

Åtgärdsdatum

Ställ in åtgärdsdatum för ärenden och prenumerera på dessa i t.ex. Outlook.

Checklista

Checklista

Skapa checklistor till ärenden, punkterna kan sedan checkas av handläggare och om ni vill, kunderna.

Marko

Makron

Skapa kraftfulla makron som automatiskt kan utföra många manuella steg!

Aviseringar

Aviseringar

Bli aviserade när era kunder skapar ärenden, kan styras på ansvarsområden.

Inställningar

Inställningsmöjligheter

I princip allt i Summera Support kan anpassas. T.ex. e-post, formulär, status och klassificering

Återkommande ärenden

Återkommande ärenden

Skapa ärenden automatiskt efter helt dynamiska tidsintervaller.

Generera dokument

Generera dokument

Vi kan skapa exakt dem dokument ni efterfrågar som sedan genereras från ärendeinnehåll.

Skapa ett ärende

Vill du veta mer om hur Summera® Support ärendehantering kan hjälpa er organisation?
Testa systemet själv genom att skapa ett ärende via vårt formulär, vi kontaktar dig så snabbt som möjligt!

Boka webbdemo

Hitta en tid som passar er för distansgenomgång av Summera Support

Helpdesk, servicedesk, kundtjänstsystem, ärendehantering

Summera® Support används som servicedesk, helpdesk, kundtjänstsystem, ärendehantering. Oavsett vad ni kallar ett ärende för så passar vårt webbaserade system dem flesta företag oavsett storlek och bransch. Våra kunder är allt från fastighetsförvaltare till reklambyråer.

Användare och kunder

Som Systemadministratör kan du skapa och ändra användarkonton på ett enkelt sätt. Du väljer vilka rättigheter användarna ska tilldelas. T.ex. kan du som systemadministratör begränsa en vanlig användare till att endast få tillgång till specifika kunder och ärendetyper. Kunden kan enklast skapa och följa upp ärenden via en unik extern länk som antingen skapas manuellt eller automatiskt. Ni kan dessutom ge kunden tillgång till en extern ärendelista där kunden har möjlighet att följa upp pågående ärenden. Ärenden kan även skapas av mail och SMS.

Ärendekategorier

Ärendekategorier skapas efter eget behov och namnges valfritt. Du kan styra så att bara vissa användare kan se specifika ärendekategorier.
T.ex. kan en ärendetyp vara ”Snöröjning”, ”Belysning” o.s.v.

Ärendeklasser

Ärendeklasser skapas efter eget behov och namnges valfritt.
Varje ärendeklass kan dessutom rangordnas efter prioritet. För varje ärendeklass kan ni även beskriva en handlingsplan för att tydliggöra er arbetsordning. T.ex. kan ni skapa en ärendeklass som heter ”Akut” och fördefiniera att X antal personer ska få ett SMS skickat till sig vid de tillfällen ett ”Akut” ärende inkommer.

Mail-till-ärende (Office365, Gmail m.m.)

Summera® Support kan skapa ärenden från inkomna mail. Mail-till-ärende skapas genom att man övervakar en e-postlåda (POP3) och efter fördefinierade regler läser innehållet och anpassar det till ett ärende. T.ex. kan en regel definieras så att alla inkomna mail med avsändaradresser från en specifik domän hamnar under en specifik kund i systemet. Samtliga bifogade filer i ett mail laddas automatiskt upp till ärendet, dessa filer kan t.ex. vara skärmdumpar eller loggfiler. Denna funktion öppnar också upp möjligheter för maskiner (såkallad m2m-kommunikation) att skicka larm och andra felrapporter direkt till en e-postadress som vi läser vilket i sin tur skapar ett ärende.

Aviseringar

Aviseringsfunktionen i Summera® Support är både avancerad och väldigt dynamiskt. Ni kan fritt ställa in exakt vad som skall aviseras till vilka personer när ett ärende skapas i systemet beroende på vilken kund, vilken ärendekategori samt vilken ärendeklass det inkomna ärendet har. Aviseringar skickas med e-mail och/eller SMS.

Ärendeuppföljning

Under hela ärendeprocessen kan kunden följa sitt ärende samt själv skriva uppdateringar via ärendeuppföljningen. Som användare i systemet kan man välja att skicka ut e-mail och/eller SMS till kunden när man skriver en uppföljning. Med ärendeuppföljningen får både användaren och kunden snabbt en överblick över vad som är utfört i ärendet.

Schemaläggning av återkommande ärenden

Med Summera® Support kan du schemalägga återkommande ärenden. Du kan välja att ärende skapas i systemet dagsvis, veckovis eller månadsvis helt dynamiskt. Du kan också ange start- och slutdatum för varje återkommande ärende. T.ex. kan du välja att ett ärende skapas den första onsdagen varannan månad eller fredagar jämna veckor.

Statistik och rapporter för er ärendehantering

Använd Summera som helpdesk och servicedesk mot era kunder och få samtidigt värdefull statistik. Med detta supportsystem kan du t.ex. ta ut rapporter på antal ärenden per månad för olika kunder, snittid för stängning av ärenden på en kund, en ärendekategori eller en ärendeklass. Du kan också se hur många ärenden en specifik användare har stängt osv.

API – Integrera med andra system

Ärenden i Summera® Support kan skapas med hjälp av ett så kallat
API (Application Programming Interface) vilket öppnar upp för möjligheten att integrera Summera® Support med andra system på ett enkelt och standardiserat sätt.

Ring 010-333 31 32 för mer info

Kontakta oss om du vill boka in en webbdemo eller har andra frågor.