Ärendesystem, ticketsystem, supportsystem, system för felanmälan

    Kärt barn har många namn. Det vi vet, är att oavsett vad ni kallar ett ärende för så passar vårt webbaserade system Summera® Support dom flesta företag oavsett storlek och bransch. Våra kunder är allt från fastighetsförvaltare till reklambyråer, företag som omsätter 250 000 kronor och företag som omsätter 250 miljoner kronor. Er organisation kan effektiviseras på flera plan med Summera® Support som grundval.

    Användare och kunder

    Som Systemadministratör kan du skapa och ändra användarkonton på ett enkelt sätt. Du väljer vilka rättigheter användarna ska tilldelas. T.ex. kan du som systemadministratör begränsa en vanlig användare till att endast få tillgång till specifika kunder och ärendetyper. Kunden kan enklast skapa och följa upp ärenden via en unik extern länk som antingen skapas manuellt eller automatiskt. Ni kan dessutom ge kunden tillgång till en extern ärendelista där kunden har möjlighet att följa upp pågående ärenden. Ärenden kan även skapas av mail och SMS.

    Ärendekategorier

    Ärendekategorier skapas efter eget behov och namnges valfritt. Du kan styra så att bara vissa användare kan se specifika ärendekategorier.
    T.ex. kan en ärendetyp vara ”Snöröjning”, ”Belysning” o.s.v.

    Ärendeklasser

    Ärendeklasser skapas efter eget behov och namnges valfritt.
    Varje ärendeklass kan dessutom rangordnas efter prioritet. För varje ärendeklass kan ni även beskriva en handlingsplan för att tydliggöra er arbetsordning. T.ex. kan ni skapa en ärendeklass som heter ”Akut” och fördefiniera att X antal personer ska få ett SMS skickat till sig vid de tillfällen ett ”Akut” ärende inkommer.

    Mail-till-ärende samt SMS-till-ärende

    Summera® Support kan skapa ärenden från inkomna mail eller SMS. Mail-till-ärende skapas genom att man övervakar en e-postlåda (POP3) och efter fördefinierade regler läser innehållet och anpassar det till ett ärende. T.ex. kan en regel definieras så att alla inkomna mail med avsändaradresser från en specifik domän hamnar under en specifik kund i systemet. Samtliga bifogade filer i ett mail laddas automatiskt upp till ärendet, dessa filer kan t.ex. vara skärmdumpar eller loggfiler. Denna funktion öppnar också upp möjligheter för maskiner (såkallad m2m-kommunikation) att skicka larm och andra felrapporter direkt till en e-postadress som vi läser vilket i sin tur skapar ett ärende.

    SMS-till-ärende gör det möjligt att skapa ärenden från SMS som skickas till vår SMS-gateway. Ni kan styra vilka avsändarnummer som har möjlighet att skapa ärenden och automatiskt ställa in vilken kund ärendet skall kopplas till. T.ex. kan ett specifikt avsändarnummer generera ett akut ärende som i sin tur automatiskt aviserar ut detta till ett flertal personer.

    Snabbgenomgång av systemet


    Se filmen i fullskärmsläge för bästa kvalitet.

    Aviseringar

    Aviseringsfunktionen i Summera® Support är både avancerad och väldigt dynamiskt. Ni kan fritt ställa in exakt vad som skall aviseras till vilka personer när ett ärende skapas i systemet beroende på vilken kund, vilken ärendekategori samt vilken ärendeklass det inkomna ärendet har. Aviseringar skickas med e-mail och/eller SMS.

    Ärendeuppföljning

    Under hela ärendeprocessen kan kunden följa sitt ärende samt själv skriva uppdateringar via ärendeuppföljningen. Som användare i systemet kan man välja att skicka ut e-mail och/eller SMS till kunden när man skriver en uppföljning. Med ärendeuppföljningen får både användaren och kunden snabbt en överblick över vad som är utfört i ärendet.

    Schemaläggning av återkommande ärenden

    Med Summera® Support kan du schemalägga återkommande ärenden. Du kan välja att ärende skapas i systemet dagsvis, veckovis eller månadsvis helt dynamiskt. Du kan också ange start- och slutdatum för varje återkommande ärende. T.ex. kan du välja att ett ärende skapas den första onsdagen varannan månad eller fredagar jämna veckor.

    Statistik och rapporter

    Med detta supportsystem kan du t.ex. ta ut rapporter på antal ärenden per månad för olika kunder, snittid för stängning av ärenden på en kund, en ärendekategori eller en ärendeklass. Du kan också se hur många ärenden en specifik användare har stängt osv.

    API - Integrera med andra system

    Ärenden i Summera® Support kan skapas med hjälp av ett så kallat
    API (Application Programming Interface) vilket öppnar upp för möjligheten att integrera Summera® Support med andra system på ett enkelt och standardiserat sätt.

    Skärmbilder